Saiba como planejar uma viagem corporativa com segurança

Tudo o que você precisa saber sobre planejamento de viagens corporativas. Confira!

Planejar uma viagem corporativa pode parecer um processo simples, porém, para otimizar custos e garantir que tudo saia de acordo com o planejado demanda conhecimento e organização. Não é por acaso que muitas empresas optam pela contratação de uma agência de viagens corporativas.

Em alguns casos, as viagens corporativas podem fazer o dia a dia do negócio, por isso, adotar boas práticas contribui para uma gestão inteligente de custos, minimizando a ocorrência de erros e tornando a viagem mais produtiva. 

Como planejar uma viagem corporativa?

O planejamento da viagem está diretamente relacionado com o fluxo com que elas ocorrem. Em empresas que as viagens são frequentes, é recomendado criar um calendário com as datas previstas para as próximas viagens. A partir daí, o responsável pelo planejamento terá condições de iniciar o processo de pesquisa de passagens aéreas e reserva de hotéis.

Para viagens internacionais é muito importante que a empresa antecipe a compra das passagens já que a economia pode ser significativa. 

Depois de criar o calendário será necessário analisar os possíveis fornecedores: companhias aéreas, serviços de transfer e hospedagem. Se possível, mantenha um registro histórico de fornecedores já contratados em viagens anteriores, isso pode ajudar na hora da escolha.

Outro aspecto importante que a empresa deve criar são as políticas internas para viagens. Essas políticas devem estabelecer normas de conduta dos funcionários e regras para prestação de contas. 

Neste sentido, algumas empresas criam, por exemplo, limites com relação ao consumo de bebidas alcoólicas durante as refeições, não realizando o ressarcimento deste tipo de gasto. A empresa também pode definir limites com relação ao gasto diário com refeições. 

As políticas para as viagens devem ser elaboradas com base na cultura da empresa e precisam ser amplamente divulgadas entre os colaboradores. 

É interessante investir em treinamentos das equipes e esclarecimentos a respeito das condutas esperadas durante as viagens corporativas.

Quais os cuidados que devem ser tomados?

Para planejar uma viagem corporativa, o mais indicado é contar com o suporte de uma agência de viagens especializada nesta modalidade. Entre os cuidados que devem ser tomados, destacamos:

• Contratação do seguro viagem: o seguro viagem é um produto imprescindível em viagens corporativas, ele garante proteção financeira caso algo saia do planejado.
• Ter um cartão corporativo: o cartão corporativo centraliza os gastos do funcionário durante a viagem, facilita a emissão de relatórios e dispensa a necessidade de realizar devoluções ao colaborador. Lembre que o uso do cartão corporativo não dispensa a necessidade de prestar contas de todos os gastos.
• Planejar toda a logística da viagem: o planejamento é um dos grandes segredos da viagem, por isso, planeje toda a logística desde a saída do aeroporto de origem até o retorno. Isso ajuda a otimizar o tempo e facilita a organização da agenda do funcionário que está em viagem. 

É interessante contratar uma agência de viagens corporativas?

Vale muito a pena, principalmente se a sua empresa tem uma demanda frequente neste tipo de viagem. O suporte de profissionais especializados vai tornar toda a experiência de planejamento mais dinâmica. 

As agências de viagens corporativas têm know-how nesta modalidade de viagem e sabem como organizar todo o processo, desde a compra das passagens até a reserva de hotéis e logística da melhor maneira. Com o suporte deste tipo de empresa, você não vai precisar se preocupar com o assunto, podendo direcionar os seus colaboradores para outras atividades mais estratégicas do negócio.

Outro aspecto positivo relacionado à contratação de agências de viagens corporativas é que elas têm uma rede de contatos grande, desta forma conseguem os melhores preços e condições de negociação, reduzindo os custos para a sua empresa. 

Independente de ser uma viagem nacional ou internacional, o suporte de profissionais especializados contribui para reduzir os custos, traz comodidade, segurança e facilita o trabalho do funcionário que está viajando.

De forma geral, as viagens corporativas são investimentos e os colaboradores fazem esse tipo de viagem com o intuito de se capacitarem, visitarem clientes e fecharem novos negócios. Em se tratando de um investimento, é importante fazer uso inteligente dos recursos, garantindo que a viagem seja proveitosa e traga bons frutos para a empresa. 

O suporte de uma agência de viagens corporativas vai agregar inúmeros benefícios sem impactar negativamente nos seus custos. Por isso vale a pena conhecer este tipo de assessoria especializada.