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Viagens corporativas: entenda como organizar uma viagem segura

Confira 5 dicas para planejar uma viagem corporativa com muita segurança

Muitas pessoas querem ter um trabalho em que possam viajar bastante, mas realizar todo o preparo de viagens corporativas pode dar muito trabalho.

Ter que comprar as passagens no dia e horas certas considerando o fuso horário para poder se reunir com o cliente, além das reservas dos hotéis e formas de se locomover no destino, pode ser um real desafio para quem precisa realizar a viagem.

Por conta disso, é necessário saber se organizar muito bem e, quem sabe, contar com um assistente executivo para tornar o trabalho menos desafiador.

No artigo a seguir, você vai conferir 5 dicas de como você pode organizar uma viagem corporativa segura e que consiga apoiar você em qualquer desafio presente em seu destino.

1. Faça um seguro para suas viagens

Situações como furtos, extravio de bagagens, acidentes de saúde, entre muitos outros casos, são alguns imprevistos que podem acontecer quando se realiza uma viagem.

Como nós nunca sabemos quais desafios vamos passar quando chegarmos no destino, é sempre interessante ter apoio para lidar com diversas situações, e isso pode ser feito ao contratar um seguro de viagem.

Geralmente, as empresas possuem seguros para viagens internacionais, mas também é fundamental ter um para as viagens nacionais. Afinal de contas, imprevistos acontecem em todos os lugares, e é melhor andar o mais prevenido possível para garantir uma estadia segura e tranquila.

2. Não escolha uma hospedagem somente pelo preço

O valor de uma viagem corporativa pode ser um pouco caro, mas tem certos momentos que fazer uma escolha para obter economia acaba não gerando todo o custo-beneficio esperado.

E um dos itens de uma viagem corporativa que não é indicado escolher pelo preço é a hospedagem. Definir o local onde o colaborador ficará hospedado deve ser bem pensado. Aqui é importante considerar fatores como:

  • localização da hospedagem;
  • estabelecimentos próximos do lugar;
  • qualidade dos quartos;
  • serviços que o hotel ou pousada oferecem;
  • nível de segurança que cada quarto possui.

A hospedagem é um ponto muito importante da viagem, e que dependendo do seu local e nível de segurança, pode indicar que a empresa precisará arcar com mais ou menos custos.

3. Pense na forma que o colaborador vai se deslocar

No destino, o colaborador poderá ter acesso a um carro da empresa para se deslocar, ou precisará contar com táxis, aplicativos ou o transporte público? Pensar nesse detalhe é fundamental para garantir a segurança da viagem.

Caso a empresa não possa oferecer um veículo para o colaborador se transportar, é preciso estudar as opções de deslocamento possíveis na cidade para avaliar qual é a forma mais segura de transporte que ele pode ter na cidade.

Ao finalizar esse estudo, é fundamental orientar esse colaborador sobre como o transporte poderá ser feito e dar dicas de como realizá-lo com segurança.

4. Saiba como proteger os dados do colaborador

Durante as viagens, diversos dados pessoais precisam ser trocados entre as companhias aéreas, reservas de hotéis, entre outros ambientes. Nesses momentos, é interessante verificar como esses dados são tratados e protegidos.

Hoje em dia, todas as empresas que precisam dos dados pessoais de seus clientes, têm que seguir as regras da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) que oferece orientações acerca de como as empresas devem armazenar, tratar e proteger os dados.

Esse cuidado é importante porque muitas informações podem ser roubadas durante uma viagem, e dependendo de qual dado tiver sido compartilhado, isso pode gerar grandes problemas para o colaborador.

Para evitar isso, leia um pouco sobre a LGPD para ter certeza que os sites e as empresas envolvidas na viagem estão cuidando adequadamente dos dados.

Aqui também é importante orientar os colaboradores a como manter seus dados seguros durante a viagem, como não entrar em redes Wi-Fi abertas ou utilizar pen drives em dispositivos que não sejam os da empresa.

5. Tenha um assistente executivo ao seu lado

Para garantir que a viagem saia como o planejado e seja totalmente segura para seus colaboradores, pode ser interessante contar com a ajuda de um assistente executivo.

Esse profissional atua como seu parceiro de viagens e garantirá que toda sua estadia ocorra sem imprevistos, facilitando todo o planejamento.

O assistente executivo conseguirá planejar a sua viagem com base nos seus gostos e comportamentos, e poderá ajudar a você nos detalhes dela, como:

  • verificar etiquetas de bagagem;
  • utilizar os melhores meios de transporte do local;
  • recomendar restaurantes com bases nos seus gostos;
  • garantir uma boa hospedagem no hotel;
  • saber gerenciar suas tarefas e reuniões.

Dessa forma, seus colaboradores poderão ficar 100% focados no trabalho que precisam desempenhar, e passarão menos tempo tentando resolver pequenos estresses e imprevistos.

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